Сокращение сроков хранения файлов сотрудников и их электронизация

  1. 1 января 2019 года вступит в силу Закон от 10 января 2018 года о внесении изменений в некоторые акты...
  2. Сокращение срока хранения документации работника
  3. Хранение и хранение документации сотрудников и личных файлов
  4. Выплата вознаграждения на банковский счет

1 января 2019 года вступит в силу Закон от 10 января 2018 года о внесении изменений в некоторые акты в связи с сокращением срока хранения файлов сотрудников и их электроникой (Законодательный вестник № 357 от 2018 года).

Наиболее важным изменением является сокращение 50-летнего периода ведения учета по вопросам, связанным с трудовыми отношениями и личными делами работника, до 10 лет. Вторым важным изменением является возможность ведения записей в электронном виде.

Сокращение срока хранения документации работника

Первый случай обязательного сокращения периода документирования работника с 50 до 10 лет, считая с конца календарного года, когда трудовые отношения закончились, будет применяться к сотрудникам, нанятым с 01.01.2019. Работодатели таких работников будут ежемесячно отправлять в ZUS расширенные личные отчеты сотрудников и подрядчиков, содержащие данные, необходимые для определения размера пенсии по старости или инвалидности. Эти данные будут зарегистрированы на счету застрахованного лица, так что работникам не придется в будущем доказывать свою историю трудоустройства в учреждении социального обеспечения и получать справки с места работы и занятости. вознаграждение от работодателя.

Во втором случае предусматривается необязательное сокращение срока хранения документации до 10 лет, и эта ситуация будет распространяться на работников в период с 1 января 1999 года по 31 декабря 2018 года. Работодатель сможет воспользоваться сокращением, если он объявит о предоставлении информационных отчетов для всех таких работников и подрядчиков. в которой вы найдете информацию, необходимую для расчета пенсии конкретного сотрудника, а затем представите ее. Он не обязан это делать, но если он решит, это решение останется неизменным для всех сотрудников. Если работодатель не предоставляет такие расширенные зарегистрированные отчеты, он должен будет хранить документацию работника в течение 50 лет.

Что касается документации работников, принятых на работу до 1 января 1999 года, работодатель будет обязан хранить ее в течение 50 лет.

Если хранимая документация может представлять собой или является доказательством в ходе разбирательства, а работодатель является стороной этого разбирательства, она будет хранить документацию работника до ее окончательного прекращения, однако не менее 10 лет, считая с конца календарного года увольнения с работы.

Если сохраненная документация работника может представлять собой или будет являться доказательством в ходе разбирательства, и работодателю станет известно о возбуждении иска или возбуждении дела, 10-летний срок хранения продлевается на 12 месяцев, после чего работодатель уведомляет в бумажном или электронном виде бывшего сотрудника. возможность получения этой документации в течение 30 дней с даты получения уведомления и, если оно не собрано, об уничтожении работника документации.

Стоит отметить, что в соответствии с новым законом - в случае восстановления трудовых отношений с одним и тем же работником в течение 10-летнего периода, предназначенного для хранения документации работника, работодатель продолжает хранить существующую документацию работника для этого работника. Срок хранения (10 лет) будет отсчитываться с конца календарного года, когда прекращаются последние трудовые отношения между двумя сторонами.

В случае прекращения или истечения трудовых отношений работодатель вместе с рабочим сертификатом предоставляет работнику в бумажной или электронной форме информацию о:

  • срок хранения работника документации
  • способность работника собирать документацию работника к концу календарного месяца, следующего за истечением срока хранения документации работника
  • уничтожение документации работника в случае невозможности ее получения в установленный срок.

Работодатель уничтожает документацию работника таким образом, что делает невозможным восстановление его содержимого в течение 12 месяцев после окончания периода сбора документации. До уничтожения работодатель может выдать документацию бывшему работнику.

Хранение и хранение документации сотрудников и личных файлов

Другим изменением является предоставление работодателю возможности хранить и хранить документацию по вопросам, связанным с трудовыми отношениями, и личные файлы работника в электронном виде.

Работодатель может изменить форму, в которой он ведет и ведет записи сотрудников.

Изменение формы документации сотрудника с бумажной на электронную осуществляется путем создания цифрового представления, в частности сканирования, и прикрепления к нему квалифицированной электронной подписи или квалифицированной электронной печати работодателя или квалифицированной электронной подписи лица, уполномоченного работодателем, подтверждающего соответствие цифрового представления бумажному документу.

С другой стороны, изменение формы документации сотрудника с электронной на бумажную происходит путем подготовки распечатки и прикрепления ее к подписи работодателя или уполномоченного им лица, подтверждающего соответствие распечатки электронному документу.

Работодатель проинформирует работников в принятой им манере о:

  • изменение формы хранения и хранения документации сотрудников,
  • возможность получения предыдущей формы документации в течение 30 дней с момента предоставления этой информации.

Работодатель проинформирует бывшего работника, в бумажном или электронном виде, о возможности получения предыдущей формы документации в течение 30 дней с даты уведомления.

В случае смерти работника или бывшего работника, прежняя форма документации сможет забрать: собственных детей, детей второго супруга и усыновленных детей, принятых на воспитание и содержание до достижения совершеннолетия: внуков, братьев и сестер и других детей (исключая детей, допущенных к воспитанию и проживающих в приемная семья или семейный дом), супруг (вдова или вдовец), родители, включая мачеху, отчима и усыновителя.

Если документация не собрана, работодатель может уничтожить предыдущую форму такой документации.

Документация, хранящаяся и хранящаяся в электронном виде, эквивалентна бумажной документации.

По запросу работодатель выдаст копию всей или части документации (бумажную или электронную):

  • сотрудник или бывший сотрудник,
  • в случае смерти работника или бывшего работника - собственных детей, второго супруга или усыновленных, усыновленных для воспитания и содержания до достижения совершеннолетия: внуков, братьев и сестер и других детей (исключая детей, допущенных к воспитанию и проживающих в качестве приемной семьи или семейного дома), супруга (вдова или вдовец) или родители, включая мачеху, отчима и приемного родителя.

Выплата вознаграждения на банковский счет

Закон также вносит изменения в способ выплаты вознаграждения. Предпочтительной формой будет безналичная форма. Правило будет состоять в выплате вознаграждения на банковский счет, указанный работником, если только работник не подал бумажную или электронную заявку на выплату вознаграждения в свои руки.

Автор:


Моника Роман   Директор по персоналу   Управление контрактами
Моника Роман
Директор по персоналу
Управление контрактами