Или составлять акт и как часто?

первичные документы

Сначала опишем же вопрос. Допустим, есть договор аренды. Аренда продолжается круглый год. Можно, скажем, в договоре прописать, что составляем акт (арендную плату платим) один раз в год? И, следовательно, на основании такого акта «разово» (по итогам года) отразить арендные последствия в бухгалтерском и налоговом учете?

Аналогичный вопрос может возникать и при круглогодичном предоставлении каких-либо услуг (например, рекламных, абонентская-консультационных). Можно ли их документировать раз в год?

Посмотрим, что об этом говорит законодательство.

Периодичность акта «гражданская» / «бухгалтерская» / «налоговая»

Начнем традиционно с правовых основ. То есть сначала выясним, установлено законодательно любые требования к периодичности акта при аренде и услугах?

То есть сначала выясним, установлено законодательно любые требования к периодичности акта при аренде и услугах

«Гражданская». У сторон, заключивших договор аренды, - полная свобода действий. Здесь базовое правило таково: плата за пользование имуществом вносится ежемесячно, если иное не установлено договором ( ч. 5 ст. 762 Гражданского кодекса Украины , далее - ГКУ). И никаких особых требований к периодичности составления акта нет. Более того, нет даже требования о сложении самого акта (но об этом поговорим несколько ниже).

С услугами (аренда для целей ГКУ - не одолжение, хотя есть такой для налогообложения) ситуация похожая. Срок договора о предоставлении услуг устанавливается по договоренности сторон ( ст. 905 ГКУ ). При этом плату вносят в размере, в сроки и в порядке, установленные договором ( ст. 903 ГКУ ).

Все это позволяет сделать вывод, что

В общем, вносить арендные платежи / оплачивать услуги и составлять акты можем, как договоримся - хоть раз в год.

Но так ли все безоблачно? Как такие юридические «вольнощи» стыкуются с бухгалтерско-налоговым законодательством?

«Бухгалтерская». В бухучете все должно быть задокументировано ( ч. 1 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г.. № 996-XIV Далее - Закон о бухучете). Поэтому первичка - на вес золота. Она - своего рода фундамент бухучета, основа основ. На всякий случай вспомним, что требования к первичным документам (в частности, к их обязательных реквизитов), устанавливают ст. 9 Закона о бухучете и Положение № 88 *. Поэтому чтобы документы не вызвали сомнений и соответствовали критериям «первичных», не забывайте об их надлежащее оформление.

Но позволяют стандарты бухучета, скажем, составить к услугам или арендой акт один раз в год?

В поисках истины коснемся каждой ситуации. Начнем с услуг.

Поставщику нужно отразить доход от предоставления услуг. Итак, смотрим на правила «прибыльного» П (С) БУ 15 *. оказывается, п. 10 П (С) БУ 15 за услугами в любом случае требует на дату баланса (!) признавать доход. Для этого доход оценивают исходя из степени завершенности услуг (базовый подход - если может быть достоверно определена результат операции). Подробнее о том, как оценить доход «за завершенностью», рассказывают пп. 11 - 12 П (С) БУ 15 .

А если все же окажется, что таким образом оценить доход не представляется возможным, то на этот случай припасено запасной вариант: доход оценивается в размере расходов, подлежащих возмещению ( п. 13 П (С) БУ 15 ).

В общем, как ни крути, но

А «под» доход (Дт 361 - Кт 703), конечно, необходим первичный документ. Причем им не обязательно быть акт (хотя актами «закрывать» услуги самое привычное). Таким документом может стать, например, бухгалтерская справка. Кстати о том, что бухдовидка - полноценный первичный документ, отмечал Минфин еще в письме от 24.05.2007 г.. № 31-34000-10-10 / 10655 (ср. 025069200). Ну а недавно снова это подтвердил другим своим письмом от 05.08.2014 г.. № 31-11410-08 / 23-2303 / 2333 (подробнее о бухдовидку вы можете прочитать в «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 34, с. 16 ). Итак, оценить доход, по сути, можно и без акта - по бухдовидкою. Другое дело, что бухдовидка - не документ для покупателя услуг (о чем мы еще поговорим несколько позже).

Как видим, так или иначе - то по акту, то за бухдовидкою - доходы от услуг (в большинстве случаев раз в квартал) отразить придется. Словом, ежеквартального дохода не избежать (исключение - субъекты «микропредпринимательства» **, которые составляют баланс по итогам года). Такие основы бухучета. Поэтому отложить доход по услугам на «один раз в год» при непрерывных услугах не позволяют требования П (С) БУ.

Правда, учетные традиции прикованы цепью к актам. Поэтому на практике мало кто показывает доход без акта (особенно если речь идет не об аренде и подобные услуги, жестко привязаны к определенному периоду). В подтверждение этой позиции придется обосновать полную неопределенность относительно исхода операции до составления акта. Это позволит отбиться от необходимости признавать доход исходя из степени завершенности услуг. Уйти от запасного варианта (доходы в размере определенных расходов, подлежащих возмещению) можно, ссылаясь на положения договора, ведь обычный договор на оказание услуг не предусматривает «возмещение» расходов (заказчику размер таких расходов часто не интересен и «строительные сметы» заказчикам услуг обычно не выставляют).

Теперь о покупателе услуг. У него, наоборот, могут возникнуть расходы. А среди основных бухучетных принципов - принцип начисления и соответствия доходов и расходов ( ст. 4 Закона о бухучете ). Он предусматривает, что расходы признаются расходами периода одновременно с признанием дохода, для получения которого они осуществлены ( п. 7 П (С) БУ 16 ***). И если, допустим, приобретение услуг необходимо для получения регулярного дохода (который, скажем, получаем чаще, чем раз в год), то с этой же периодичностью покупателю, по-хорошему, следует фиксировать и «связанные с ним» расходы.

Если же расходы невозможно непосредственно связать с доходом, их признают расходами в периоде совершения ( п. 7 П (С) БУ 16 ). Ну и конечно, величину признанных расходов необходимо показать в квартальной финотчетности (для тех, кто ее должен составлять).

Теперь - об аренде. Так, заглянув в родной «арендное» П (С) БУ 14 * Видим: и там все говорит «за» равномерность. Ведь этот стандарт предписывает арендодателю в соответствующих отчетных периодах отражать доходы (арендатору - расходы) от аренды на прямолинейной основе на протяжении срока аренды или с учетом способа получения экономических выгод, связанных с использованием объекта ( пп. 9, 17 П (С) БУ 14 ).

С учетом этих бухучетных принципов для арендодателя и арендатора было бы неправильным «смещать» всю сумму доходов и расходов по арендной плате на конец года. Тем более, что объект сдается в аренду постоянно круглый год. Им пользуемся постоянно - день за днем. Поэтому доходы от аренды арендодателю (расходы на аренду арендатору) правильнее равномерно «разбрасывать» по периодам. Следовательно, и у арендодателя, и у арендатора мгновенные доходы и расходы на аренду в конце года, мягко говоря, не вписываются в концепцию П (С) БУ.

Разве что на «одноразовость» (по итогам года) доходов и расходов при услугах и аренде могут «кивать» субъекты микропредпринимательства ( ч. 3 ст. 55 ХКУ ). В них отчетный период - календарный год ( п. 2 Порядка представления финансовой отчетности, утвержденного постановлением КМУ от 28.02.2000 г.. № 419 ). Однако вся соль в том, что только бухучету дело не заканчивается. Далее свои правила диктует налоговый учет.

«Налоговая». Здесь больше интересует НДС-учет (поскольку «прибыльный» учет с 2015 года ориентировано на бухучет, а он уже рассматривался выше).

Для НДС-учета важна первое событие. Через нее налоговые обязательства по услугам возникают ( п. 187.1 НКУ ):

- либо на дату зачисления денежных средств на банковский счет в оплату услуг;

- или на дату оформления документа, удостоверяющего факт поставки услуг плательщиком налога.

Первый «предоплатный» случай не в счет, с ним и так все понятно: пришли деньги - насчитали ПО. Рассмотрим ситуацию, когда сначала поставляются услуги, оплата за которые будет перечисляться позже.

В таком случае НКУ призывает начислить обязательства на дату документа (!), Что свидетельствует факт предоставления услуг. Заметьте: НКУ не требует, чтобы это был непременно акт, а просто говорит о «документ» (конкретный документ не называя, однако имея в виду его наличие). Поэтому им, в общем, может стать любой первичный документ, подтверждающий поставку, в том числе уже упоминавшаяся «квартальная» (а в субъектах микропредпринимательства - «летняя») бухгалтерская справка. Ведь справкой мы насчитали доход от предоставления услуг - читай, сочли услугами факт поставки. А это уже действительно «железная» событие для НДС.

Однако вряд ли контроллеры спокойно отнесутся к НДС у поставщика услуг / арендодателя «один раз в квартал», а тем более «раз в год». Скорее всего, они станут высказываться «за» начисления НДС ежемесячно. Тем более, что услуги, поставляемых непрерывные. Да и при аренде объект аренды находится в аренде непрерывно круглый год. А там, несмотря на «критерий непрерывности», наверное, налоговики станут надеяться на п. 201.4 НКУ и требовать начисления НДС хотя бы раз в месяц (скажем, не позднее последнего дня месяца).

Что же в конце концов имеем в результате? Разрешенный «гражданский» год за «бухгалтерский» квартал сузился до «налогового» месяца. ☹ В результате «базовым» в НДС-учета для услуг / аренды оказался «месяц» .И если нет желания спорить с контролерами, в конце концов, проще НДС начислять ежемесячно. Ну а в таком случае для подтверждения ежемесячных поставок (события для НДС) придется ежемесячно оформлять и первичный документ (скажем, тот же акт).

Вот и получается, что НДС-учет заставляет составлять арендную / «послугових» первичку ежемесячно **.

Можно ли акт не складывать?

Сразу заметим, что в любом случае какой-то первичный документ, подтверждающий услуг, поставляемых поставщику услуг или арендодателю составлять придется *. Другое дело, что таким документом не обязательно должно быть акт.

Так, четко говоря, арендодателю или поставщику услуг ничто не запрещает показывать «арендные» ( «Услуги») последствия (доходы и НДС с выпиской ПН) на основании бухдовидкы (или какого-то другого документа, отвечающего критериям первичного). Однако в таком случае проблемы могут появиться у противоположной стороны - арендатора или покупателя (заказчика) услуг. Картина у него тогда вырисовывается нерадостная. Чтобы арендатору подтвердить факт арендной операции (или заказчику - факт покупки услуг), необходимый первичный документ. Для этого арендатору (заказчику услуг) понадобится двусторонний акт. Тем более, что

ведь в п. 44.1 НКУ черным по белому написано: для целей налогообложения должны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухучета, финансовой отчетности, других документов, повязкам связанных с исчислением и уплатой налогов, сборов. Более того, без подтверждающих первичных документов запрещено формировать показатели налоговой отчетности. Конечно, первичным документом можно признать и одностороннюю бухдовидку, но боимся, контролеры не согласятся с таким подходом (например, акт и НН будут позже, а следовательно налоговой событием такая бухдовидка все равно не станет).

Словом, арендатору (заказчику услуг) обязательно нужен акт. Он для расходов и НК по НДС - надежное прикрытие. Получается, что в акте даже в большей степени заинтересован арендатор или заказчик услуг. Поэтому

Ну а своих арендаторов (заказчиков) лучше не подводить.

К тому же традиционно именно акт налоговики считают документом, подтверждающим за услугами факт поставки (см., Например, «старый» письмо ГНА в г.. Киеве от 28.12.2005 г.. № 1177/10 / 31-106, а также подкатегорию 101.01 .01 БЗ, письмо ГНСУ от 12.09.2012 г.. № 3208/0 / 71-12 / 18-3117, «Вестник Министерства доходов и сборов Украины», 2014, № 36, с. 21). И, согласитесь, именно его удобнее использовать в этих целях.

Другое дело, если ваш арендатор (заказчик услуг), например, простая физлицо - обычный гражданин (то есть несубьект предпринимательства и неплательщик НДС, для которого ни расходы, ни НК по НДС значения не имеют). Тогда, по большому счету, арендодатель (поставщик услуг) может акт не оформлять, а ограничиться бухдовидкою (на основании которой отразить «прибыльные» и НДС-последствия).

Дата акта

И на закуску еще один важный штрих. Какой датой лучше составлять «арендный» акт?

Напомним, что по установленному правилу первичные документы составляют в момент проведения каждой хозяйственной операции, а если это невозможно, непосредственно после ее завершения ( ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете , п. 2.2 Положения № 88 ).

А при аренде, как выяснилось с оглядкой на налоговый учет, точка отсчета - месяц (то есть датой начала предоставления арендных услуг является первый календарный день месяца, а датой окончания - последний календарный день месяца). В связи с этим по установившейся традиции арендный акт принято датировать последним календарным днем месяца - то есть датой завершения поставок месячных услуг (даже если фактически его подписывают в первых числах следующего месяца).

Подробнее о том, почему арендный акт лучше оформлять последним календарным днем ​​месяца, а не какой-то другой датой см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 12, с. 21. Кстати, за это высказываются и налоговики (см. «Вестник Министерства доходов и сборов», 2014, № 36, с. 21). Сейчас, повторяя всего указанного ранее, только напомним, что это, пожалуй, самый оптимальный вариант, который позволит избежать проблем в учете (как бухгалтерском, так и налоговом).

Судите сами. По бухучетных правилам,

То есть в бухгалтерском учете важно, к какому отчетного периода относятся операции (аренда или услуги). Поэтому, если аренда происходила, скажем, в ноябре 2015 года, то в бухучете стороны ее проводят ноябрем (для этого акт аренды датируют 30.11.2015 г.. И показывают как операцию ноября - периода фактического осуществления). При этом также ноябрем (если, конечно, раньше не было аванса) по арендной плате арендодатель начисляет НДС. Ведь до даты документа (то есть дать акта), как отмечалось, привязана и дата НДС-обязательств ( п. 187.1 НКУ ). Тогда ноябрьская аренда в учете сторон, как считается, придется на ноябрь. Следовательно, требования бухучета твердо придерживаются.

Теперь, представим, что за ноябрьской арендой акт подписан в первых числах декабря (например, 2 декабря 2015 года). Тогда НДС по арендной плате за ноябрь (учитывая дату акта) арендодателю придется начислить декабрем. А налоговики в такой ситуации с «отстающим» НДС всегда относились агрессивно.

Так, в прошлом на примере перевозок контроллеры разъясняли: факт подписания в апреле акта выполненных услуг по перевозке, которое фактически произошло в марте, является нарушением правил ведения бухгалтерского учета, а соответственно и налогового учета (письмо ГНАУ от 20.05.2010 г.. № 9895/7 / 16-1517-08, 5766/5 / 16-1518).

Конечно, эта ситуация также опасна для арендатора. Ведь у него под угрозой может оказаться налоговый кредит (через составление арендодателем ПН неправильной датой).

Словом, с ноябрьской аренды НДС контроллеры захотят «увидеть» ноябрем. Например, ГНАУ в письме от 12.05.2000 г.. № 6514/7 / 16-1201 разъясняла, что при отсутствии предоплаты за аренду датой возникновения налоговых обязательств будет последний день отчетного периода.

Поэтому, чтобы избежать споров с контролирующими органами, рекомендуем составлять акт последним календарным днем месяца, в котором были предоставлены (!) Арендные услуги.

Все указанное выше справедливо и к услугам, которые предоставляются непрерывно круглый год (например, рекламных). Датировать за ними акты лучше последним календарным днем ​​месяца.

Ну а вопрос периодичности акта и начисления арендной платы (платы за услуги) лучше урегулировать еще при заключении арендных / «послугових» договоров. И, как вы уже, наверное, убедились, всем будет спокойнее, если это будет месяц. Поэтому на практике обычно периодичность ежемесячная.

выводы

  • Гражданское законодательство не предъявляет требования к периодичности подписания акта при аренде и услугах. Однако и поставщик услуг, и арендодатель для бухучета вынуждены составлять акт на дату баланса (в большинстве случаев это раз в квартал), ну а для НДС-учета и вовсе - ежемесячно.
  • Факт оказания услуг поставщик или арендодатель может подтвердить любым первичным документом (не обязательно актом, можно и бухдовидкою). Но именно акт как подтверждающий первичный документ важен противоположной стороне - заказчику услуг или арендатору. Поэтому обычно стороны составляют акт.
  • Акты лучше составлять ежемесячно и датировать последним календарным днем ​​месяца, в котором были оказаны услуги. Тогда у сторон сложностей в учете не возникнет.

Можно, скажем, в договоре прописать, что составляем акт (арендную плату платим) один раз в год?
И, следовательно, на основании такого акта «разово» (по итогам года) отразить арендные последствия в бухгалтерском и налоговом учете?
Можно ли их документировать раз в год?
То есть сначала выясним, установлено законодательно любые требования к периодичности акта при аренде и услугах?
Но так ли все безоблачно?
Как такие юридические «вольнощи» стыкуются с бухгалтерско-налоговым законодательством?
Но позволяют стандарты бухучета, скажем, составить к услугам или арендой акт один раз в год?
Что же в конце концов имеем в результате?
Можно ли акт не складывать?
Какой датой лучше составлять «арендный» акт?