Изменения в объеме хранения документов

Роберт Малишевский, директор юридического отдела
телефон: 225178844
электронная почта: [email protected]

Наступление 2019 года приведет к значительным изменениям в области ведения документации работников работодателями. Причиной изменений является внесение изменений в нормативные акты в этой области на основании Закона от 10 января 2018 года о внесении изменений в некоторые акты в связи с сокращением срока хранения файлов сотрудников и их электронным использованием. (Вестник законов 2018 года, пункт 357). Изменение правил привело к тому, что обязательный срок хранения личных документов был значительно сокращен, поскольку новый регламент предполагает, что срок хранения личных файлов будет составлять 10 лет, а не 50 лет с даты создания последнего документа. Кроме того, в закон также вносятся изменения в форму ведения документации сотрудника, поскольку он позволяет работодателю вести учет сотрудников в электронной форме. Изменения, которые вступят в силу с 1 января 2019 года, распространяются не на всех работников. Дата трудоустройства имеет большое значение для продолжительности периода архивирования документов.

Укороченный срок хранения служебной документации для работников после 1 января 2019 года. Десятилетний период хранения документации сотрудника не распространяется на всех сотрудников безоговорочно.

Десятилетний срок удержания будет применяться к группе сотрудников, которые будут приняты на работу после вступления в силу законодательства, то есть после 1 января 2019 года. В случае таких сотрудников, Работодатель должен будет отправлять ежемесячный информационный отчет в ZUS (Институт социального страхования), содержащий, среди прочего, Данные о доходах выплачиваются, необходимые для определения основ для определения пенсии по старости или инвалидности. Объем информации, подлежащей включению в информационный отчет, будет определен Законом от 13 октября 1998 года о системе социального страхования (Законодательный вестник за 2017 год, пункты 1778 и 2018, пункты 106 и 138). Данные из отчета будут сохранены ZUS на счет застрахованного.

Такая система направлена ​​на содействие застрахованным лицам, претендующим на получение пособий, поскольку им не нужно будет подавать документы, касающиеся истории их трудоустройства.

Хранение документов о работниках лиц, занятых после 31 декабря 1998 года и до 1 января 2019 года.

В случае работников, принятых на работу до 1 января 2019 года, но после 31 декабря 1998 года, работодатель по-прежнему будет обязан хранить документацию, касающуюся трудовых отношений работника, в течение 50 лет с даты последнего документа. Однако это не будет абсолютным обязательством. Работодатель будет свободен от этого обязательства вести учет в течение такого длительного времени, если он соответствует условию, указанному в положениях. А именно, чтобы использовать возможность хранения документов в течение 10 лет, работодатель должен подать декларацию о намерении представить информационные отчеты в ZUS для всех сотрудников и людей, с которыми он сотрудничает на основании гражданско-правового договора. И, конечно, он должен представить вышеупомянутые отчеты.

Длительный срок хранения документов, для работников, занятых до 1 января 1999 года.
Поправки к правилам, касающимся более короткого срока хранения документации сотрудников, не распространяются на группу сотрудников до 1 января 1999 года. Это означает, что для этих сотрудников срок хранения документов составляет строго 50 лет с даты последнего документа. Работодатель не может подать информационный отчет в учреждение социального страхования, так как в случае работников, занятых после 31 декабря 1998 года, поэтому он должен строго соблюдать пятидесятилетний период ведения учета.

В дополнение к вышеупомянутому изменению продолжительности периода хранения документации сотрудника в закон также вносятся изменения в форме ведения личных дел. С 1 января 2019 года станет возможным вести личную документацию в электронном виде, в том числе и в том случае, если документация хранилась в бумажной версии. Закон вводит возможность оцифровки документации.

Katarzyna Bidzińska Prawnik SEKA SA

Смотрите также:

Похожие